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住民票の写しとは

 先日、市役所で証明書交付申請書を記入していたところ、隣にいた高齢の方から「住民票の写しがいると年金事務所で言われたんだけど、今持っている住民票をコピーすればいいんでしょうか?」と質問をされました。おそらく私のことを市役所の職員と勘違いをされているのだろうと思いましたが、私でも分かることだったので「住民票の写しというのはコピーのことではないので、あらたに原本が必要ですよ」とお答えしました。以前、これと同じように顧客事業所の方へ住民票の写しをもらってくださいとお願いしたところ、既に交付を受けていた住民票の写しのコピーを用意してくれていたことがありました。確かに「写し」と言われたら「コピー」を用意すれば良いと勘違いしますよね。ただ、住民票というのは市区町村が住民基本台帳法に基づき作成した住民の記録(公簿)のことで、役所に保存されているデータのことをいいます。この住民票(データ)の中から申請された必要な情報を紙に写したものが「住民票の写し」です。間違いやすいですが、写し=コピーではないのでお気をつけください。私も、提供してほしい必要書類に住民票の写しがあるときは分かり易く伝えなければとあらためて感じた出来事でした。